Egy építészeti tervezőiroda keresett meg a következő feladattal. Egy most induló nagy projekthez kellene valamilyen információ gyűjtő/megosztó megoldás.
Eddig email használatával oldották meg az ilyen jellegű információ cserét, de a mostani projekt méretei és fontossága, valamint a projektben résztvevők nagy száma miatt ez már kezelhetetlen.
Az elképzelés szerint a projekt nagy számú szereplőjének bárhonnan és bármikor el kell érnie az információkat. Ugyanakkor ki kell zárni az illetéktelen hozzáférést is és a megbízó érthető okokból nem a meglevő informatikai eszközein szeretne hozzáférést biztosítani.
Nem elhanyagolható szempont volt a megoldás költsége sem. A megbízó üzembiztos megoldást szeretett volna, amit nem aranyárban mérnek.
További követelmények között a legfontosabb, hogy ugyan információt a résztvevők közül bárki elérhetővé tehet, de ez egy előszűrésen essen át előbb.
A követelmények alapján internetről elérhető, tartalommegosztó webszerver építését javasoltam. Ajánlatomban Linux alapú, Apache-MySQL-PHP szentháromságra épülő CMS (Content Management System, tartalom kezelő rendszer) rendszert adtam meg.
A feladat tisztázásakor meghatározásra került a tárolandó információk típusa, a résztvevők köre, a felhasználók csoportosítása és jogosultságai. Kialakult az az elképzelés, hogy a felhasználók által feltöltött információk szűrésére egy eljárásrendet kell kialakítani. Erre a munkafolyamat (workflow) szervezése jelenthet megoldást.
A CMS megoldásra a követelmények és a lehetőségek közül a Drupal megoldását választottam. Ezzel a modul rendszerű CMS rendszerrel megoldható mindaz, amit a megrendelő igényel.
Két fő modul és az azokhoz kapcsolódó kiegészítők lettek telepítve a Drupal alá.
A legfontosabb a Workflow modul volt. Ezzel lett kialakítva az a szabályozás, hogy a felhasználó által feltöltött információ először a megbízóhoz kerül. A megbízó szerepköre egyfajta szűrőként lett kialakítva. Eldöntheti, hogy az információ publikálásra kerülhet, vagy visszaküldi a szerzőnek, esetleg tovább küldheti a projekt megrendelőjének véleményezésre. A folyamat minden állomásáról az érintett felhasználók email értesítést kapnak, amiben tájékoztató információk szerepelnek.
A másik fontos modul egy eseménynaptár volt. Ennek a projekt résztvevőinek tájékoztatása a szerepe. Mivel a projekt végrehajtása során sok egyeztetésre és tárgyalásra van szükség, ezért ide a naptárba kerülhet az összes ilyen információ. Innen tájékozódhat minden felhasználó, hogy mikor milyen esemény lesz/volt.
A CMS rendszer további része gyerekjáték volt. Különböző listák, a listák elérésének jogosultságai, ill. némi design összeállítása.
A szervert a megbízó irodájában helyeztem üzembe, miután kiépítésre került egy mikrohullámú, szimmetrikus, nagy sávszélességű internet kapcsolat. A CMS szerver a helyi tűzfal mögött lett elhelyezve, egy DMZ hálózati ágon (demilitarizált zóna), ahonnan a helyi informatikai hálózat nem érhető el, az internet és a belső hálózat felől viszont látható.
A szerver közel két hónapja lett éles üzembe állítva. A felhasználók titkosított (https) kapcsolaton keresztül használják.
Legtöbbjük számára még szokatlan, hogy egy ilyen projektnél nem küldik az információt, hanem maguknak kell összeszedni, letölteni, majd miután dolgozott vele visszatölteni a szerverre.
Természetesen az üzembehelyezés óta történt néhány változtatás a felhasználói felületen, ami a Drupal rugalmassága miatt könnyedén megvalósítható volt. Például ilyen volt az a lista is, mely a legutolsó 7 nap alatt feltöltött információkat tartalmazza időrendben. Így könnyedén átlátható, hogy milyen új információk ill. változtatások kerültek feltöltésre.
A következő fejlesztés egy napi rendszerességű összefoglaló hírlevél lesz, mely a kevésbé aktív felhasználókat is tájékoztatja a friss információkról.