Mostanában elég gyakran felmerül az igény még egészen kicsi cégeknél is, hogy valamilyen belső használatú eszközük legyen a vállalkozás folyamatainak dokumentálására, követésére.
Minden vállalkozásnak van valamilyen módszere, eljárása erre, ami többnyire papír alapú, vagy jobb esetben már elektronikus, de az épp szükséges információt kikeresni majdnem annyi időbe telik, mint újra előállítani.
Szintén minden vállalkozásnál van egy-két kulcsember, aki mindig minden részletre emlékszik, és pont ő az, aki ha akár egy kis időre is kiesik a munkából, pl. szabira megy, akkor elkezd kialakulni a káosz. Ilyenkor elkezdik zaklatni, telefonon ha elérik, e-mailben ha nem annyira sürgős. Ez persze senkinek nem jó és az így sebtében megismert információ megint csak nem lesz „közkincs” a cégnél.
Természetesen mindez nem új dolog, erre már rengeteg megoldás született. Korunkban ezt intranetnek hívják.
A piac tele van ilyen termékekkel, amikkel bármilyen vállalkozás megoldhatja az ilyen problémáit. A gond csak az, hogy maga a termék és ezek „honosítása” sok pénzbe kerül és sok időt (ami ugye pénz) kell rá áldozni, hogy a céget idomítsák a bevezetendő rendszerhez, vagy a rendszert alakítsák a cég folyamataihoz.
Sok cégnél láttam, hogy bármekkora a cégvezetés lelkesedése egy-egy ilyen termék iránt, gyakran előfordul, hogy el se jut a rendszer a bevezetéshez. Vagy ha el is jut odáig, akkor menet közben kiderül, hogy valamit nem gondoltak át jól és az egész inkább csak hátráltatja, mint segíti a vállalkozás működését. Ez még egy jól menő vállalkozásnak is súlyos ár, nehéz megmagyarázni a tulajdonosoknak a sikertelenséget.
A sikeres intranet megoldásokhoz nem szükséges drága rendszert beszerezni. Nem szükséges informatikai gurukat alkalmazni. Az egészet kell közel hozni a vállalkozás sikerében érdekeltekhez. Ennek titka szerintem az, ha egy ilyen rendszer bevezetése a lehető legkevesebb változást jelenti. Ha meg is kell tanulni új módszert, eljárást, akkor az viszonylag egyszerű legyen, más területen is lássa hasznát a dolgozó.
Fontos még az is, hogy a dolgozók belátva, hogy ez hasznos és a munkájában segíti, aktívan részt vegyen az információk feltöltésében, a cég vezetésének támogatásával.
Természetesen az sem utolsó szempont, hogy mindez ne kerüljön sokba. A drága rendszer gyakran csak drága és semmivel nem tud többet.
Én az ügyfeleimnél, már ahol erre igény van, Linux alapú szerveren, Drupal portál csomaggal építek intranetet. Ez természetesen megoldható Windows környezetben is.
Az intranettel sokféle funkciót lehet megvalósítani, igény szerint később bővíteni vagy átalakítani.
A legfontosabb annak a tudásbázisnak a kialakítása, ami a cég működését támogatja. Egy ilyen tudásbázis egyszerűen kialakítható, gyakorlatilag olyan, mint egy hagyományos internetes portál.
Megoldható a cég kapcsolatainak kezelése is. Ügyfelek, szállítók adatainak, a folyó ügyek és kapcsolatok nyilvántartására, egy komplett CRM rendszert.
Ez a két funkciót természetesen úgy is ki lehet alakítani, hogy illetéktelen ne férjen hozzá. Jogosultságokkal, naplózással lehet kezelni a biztonsági követelményeket.
Ahol erre szükség van megoldható egy e-learning környezet kialakítása. Ez tulajdonképpen egy intranet alapú oktatási megoldás. Ebben a cég új dolgozóinak lehet kidolgozni egy tananyagot a cég munkafolyamatairól, hogy minél előbb elsajátíthassák azt. Vagy egy új rendszer vagy eljárás bevezetését lehet így megkönnyíteni.
A lényeg a rugalmasságban van. Bármikor bővíthető új funkciókkal, kiegészíthetők a meglevők új tulajdonságokkal, és az egész könnyedén kézben tartható.